Рутина це те, що спалює наш час, забирає наше життя.

Рутина засмоктує, до неї звикаєш, починаєш сприймати як норму. Іноді вона заспокоює, її монотонність змушує забутися.

Але варто зупинитись на хвилинку, підняти голову, і ти згадуєш, що народжений не для цього.

Сьогодні ми маємо можливість перенести частину цієї одноманітної роботи на техніку, треба лише трохи подумати, як організувати цей процес; зупинитися на хвилинку, вийти з циклу однотипних процесів.

Основним робочим інструментом працівника сучасного офісу є пакет офісних програм. При цьому робота з документами в офісі будь-якої організації пов’язана з виконанням значної кількості рутинних операцій, що повторюються. Щоразу, коли виявляється, що якісь послідовності дій з документами повторюються з мінімальними змінами день у день, слід подумати про шляхи їх автоматизації.

Багато роботи в офісі пов’язані з необхідністю перегляду великої кількості документів або списків, виділення певних інформаційних блоків та формування з них нових документів – звітів, зведень тощо. Якщо документи зберігаються у вигляді файлів, а правила відбору інформації піддаються формалізації, тобто можуть бути описані як послідовність щодо простих кроків, то це майже завжди дає можливість автоматизувати подібні роботи.

Нарешті, досить часто інформація з документів, розроблених за допомогою однієї із програм, має бути по ланцюжку оброблена кількома іншими програмами. Безумовно, така передача інформації має здійснюватися не людиною, а комп’ютером – це ще одна сфера застосування офісного програмування.

Розглянемо кілька типових прикладів автоматизації офісної роботи.

• Заповнення таблиць Excel або баз даних з різного виду текстових або pdf файлів, що є, як правило, результатом експорту різних сторонніх додатків (наприклад, бухгалтерських програм). Під час цього процесу можлива обробка даних, виправлення помилок, зміна структури, перевірка дублікатів, приведення до потрібної форми та багато іншого.
• Заповнення стандартних шаблонів документів з таблиць або баз даних. Наприклад, натисканням однієї кнопки можна автоматично сформувати великий пакет різних документів для вибраного клієнта (або кількох клієнтів) та вивести їх на друк або надіслати поштою.
• Робота із поштою. Автоматичні відповіді, розсилки, оповіщення, а також додавання певних даних з листів, що надходять, до бази даних або таблиці Excel.
• Обробка великих масивів даних із бази даних або таблиць Excel за заданим сценарієм для подальшого використання та аналізу. У процесі такої обробки якісь дані можу виключатися або додаватися, можуть виконуватися операції зі зміни текстів, а також числових даних і дат.
• Автоматизація процесу пошуку типових помилок, що виникають під час введення даних або їх використання.

Однією з проблем сучасного світу є неймовірні обсяги накопиченої інформації з будь-яких питань. Однак часто вона зберігається в різних місцях та у різному вигляді. Автоматизація процесів дозволяють швидко зібрати і підготувати дані для більш зручного подальшого використання: побудувати графіки або зведені таблиці, провести аналіз за заданими параметрами і т. д. Програмні алгоритми роблять свою роботу в десятки тисяч, а то й мільйони разів, швидше і ефективніше людини , завдяки цьому з’являється можливість збирати дані на регулярній основі, оперативно відстежуючи які у них зміни.

Якщо у Вас є питання чи сумніви щодо можливості автоматизації ваших бізнес-процесів, ви завжди можете звернутися до нас за порадою та отримати безкоштовну консультацію.